Weihnachtsfreude ohne Steuerlast: So bleibt die Betriebsfeier sorgenfrei

Tipps zur steuerlichen Gestaltung und Fallstricke, die Sie vermeiden sollten.

Die Weihnachtsfeier ist für viele Unternehmen nicht nur eine festliche Tradition, sondern auch ein wertvolles Mittel, um das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen zu fördern. Sie zählt als klassische Betriebsveranstaltung und ist lohnsteuerlich begünstigt. Ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs zur steuerlichen Anerkennung solcher Veranstaltungen bietet frische Gestaltungsspielräume, die Unternehmen nutzen können. Hier sind die wichtigsten Eckdaten und Tipps zur steuerlichen Optimierung Ihrer Weihnachtsfeier.

Betriebsveranstaltungen: Was versteht man darunter?

Betriebsveranstaltungen sind betrieblich veranlasste Zusammenkünfte mit gesellschaftlichem Charakter, an denen grundsätzlich alle Mitarbeiter teilnehmen können. Neu ist, dass eine Betriebsveranstaltung steuerlich auch dann begünstigt ist, wenn nicht allen Beschäftigten die Teilnahme eingeräumt wird (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27.03.2024). Diese Entscheidung bedeutet für die Praxis, dass beispielsweise auch eine Veranstaltung nur für die Führungsebene steuerlich begünstigt durchgeführt werden kann.

Steuerliche Eckpunkte für Betriebsveranstaltungen

1. Steuerfreier Betrag

Für Betriebsveranstaltungen gilt ein steuerfreier Höchstbetrag von 110 EUR brutto je Beschäftigtem. Das heißt, die Kosten, die pro Mitarbeiter inklusive eventueller Begleitpersonen anfallen, dürfen diese Summe nicht überschreiten, um steuerfrei zu bleiben.

2. Maximale Anzahl der steuerfreien Veranstaltungen

Pro Kalenderjahr können maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Mitarbeiter steuerfrei durchgeführt werden. Wenn Sie mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr planen, können Sie auswählen, welche beiden steuerfrei bleiben sollen.

3. Möglichkeit der Pauschalversteuerung

Wird der Freibetrag von 110 EUR überschritten, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern. Diese Pauschalbesteuerung ist auch bei Geschenken anlässlich der Veranstaltung anwendbar. Ab der dritten Veranstaltung kann ebenfalls die Pauschalierung gewählt werden.

4. Sozialversicherungsfreiheit

Innerhalb der Freibeträge und unter Berücksichtigung der maximalen Anzahl steuerfreier Veranstaltungen entfällt die Sozialversicherungspflicht. Bei der Pauschalversteuerung (vgl. Punkt 3) müssen Unternehmen darauf achten, dass die Lohnsteuer zeitnah abgerechnet wird. Andernfalls entstehen Sozialabgaben auf die pauschalisierten Kosten in Höhe von etwa 40 %.

Praktische Berechnung: Begleitpersonen und Kosten pro Person

Begleitpersonen, die zum Beispiel als Partner zur Feier eingeladen werden, werden dem Beschäftigten zugeordnet. Die Gesamtkosten der Veranstaltung werden durch die Anzahl der Anwesenden geteilt, um den Kostenanteil pro Person zu ermitteln. Kosten, die für den Beschäftigten und seine Begleitpersonen entstehen, werden zusammengerechnet. So können individuelle Unterschiede entstehen, und der Betrag von 110 EUR pro Mitarbeiter kann dennoch überschritten werden.

Beispiel: Steueroptimierung einer Weihnachtsfeier

Ein Unternehmen plant eine Weihnachtsfeier und erwartet 50 Mitarbeiter mit jeweils einer Begleitperson. Die gesamten Veranstaltungskosten belaufen sich auf 10.000 EUR.

• Gesamtkosten pro Person = 10.000 EUR / 100 Personen (Mitarbeiter + Begleitpersonen) = 100 EUR.
• Da die Kosten pro Person unter dem Freibetrag von 110 EUR liegen, bleibt die Veranstaltung steuerfrei und sozialversicherungsfrei.

Fallstricke vermeiden: Lohnsteuer zeitnah abführen

Speziell für Weihnachtsfeiern ist es wichtig, die Lohnsteuerpauschalierung zeitnah abzurechnen, spätestens bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr. Erfolgt dies nicht, können Sozialabgaben in Höhe von rund 40 % auf die pauschalisierten Kosten anfallen. Eine schnelle Information an die Lohnabrechnungsabteilung ist daher essenziell.

Durch eine vorausschauende Planung und korrekte Anwendung der Steuerregelungen lässt sich die Weihnachtsfeier steuerlich optimal gestalten – damit der Jahresausklang für alle eine runde Sache wird und Steuerfallen vermieden werden können.

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